Below we list "Eleven Rules for Simple language" as published by [website accessed in Sept. 2020]. The rules refer to the concept of Einfache Sprache [Simple Language], a form of expression approximately equivalent to language levels A2-B1. The website is maintained by Domingos de Oliveria, an accessiblity consultant in Bonn, Germany. Further below you find also his original set of rules in German lnaguage, copy pasted. The English translation published here was made by the Have Your Say team for the purpose of this website (Sept. 2020). Note that we cite the Oliveira's guidelines here simply as part of our collection of materials on the topic, without this necessarily being meant as a recommendation from our side.

Translated to English:

11 Rules for Simple Language

Here you find a brief version of rules for Einfache Sprache (Simple Language). A more detailed versions is here.

Einfache Sprache should be held apart from Leichte Sprache (Easy-to-read) which was created predominantly for people with learning disabilities. Leichte Sprache presents information in a very rudimentry way. If you look for an introduction into Leichte Sprache (Easy-to-read) for people with disabilities, look here.

Einfache Sprache in contrast is for people with normal abilities who however for the one reason or the other have little practice of reading in everyday situations. Texts in Einfache Sprache tend to present full information about a chosen subject, but in a maximally accessible way.

  1. The language your readers use themselves be your guide. Try to imagine what kind of language your readers will be able to understand. (This does not mean that you should parrot the way your readers speak.)
  2. Avoid uncommon words, or if you cannot avoid them, explain them on first occurance. - On a website or in a booklet, you may consider to include a glossary of terms likely to be not understood by the target public.
  3. Find a logical and comprehensive structure for your text. By defining the logic, try to think like your readers.
  4. Use visual elements to structure the text. For example you may use subheadings to break down a larger piece of text into smaller ones. You may also use lists and tables to make the text less monotonous, and to give easy access to information.
  5. Choose verbs, not nouns or adjectives.
  6. One sentence should not have more than two punctuation marks. If your sentence is longer, split it.
  7. Ideally you have one proposition (or thought) per sentence, and one line of thought per paragraph.
  8. Use active voice. Speak directly to the reader, and tell him what you expect him to do.
  9. Use simple sentences. Avoid relative clauses, conjuctive and negation.
  10. Be consistent: use one and the same term for one and the same thing. Avoid metaphors and synonyms. Use the same terms not only in one text but throughout all your texts.
  11. Don't expect knowledge of your readers that they are likely to not have.

(The author of these rules published them under the headline of "10 rules" but then listed 12 of them, the 12th being joculously "Don't write ten when you mean twelve". We found this too far-fetched and eliminated it in the translation.)


Original German version:


10 Regeln f√ľr einfache Sprache 

An dieser Stelle finden Sie eine Kurzform der Regeln f√ľr einfache Sprache f√ľr den schnellen √úberblick. Ich habe au√üerdem alle meine Regeln f√ľr die einfache Sprache online gestellt. Die Leichte Sprache richtet sich in erster Linie an Menschen mit Lernbehinderung. Informationen werden rudiment√§r dargestellt. Die einfache Sprache richtet sich an Menschen mit geringer Lese-Erfahrung, hier werden Informationen vollst√§ndig, aber verst√§ndlich dargestellt. In diesem Text geht es nur um einfache Sprache, eine Einf√ľhrung in die Leichte Sprache finden Sie hier.

  1. Orientieren Sie sich immer an der Sprache Ihrer Leser. √úberlegen Sie, welche Sprache Ihre Leser verstehen. Das ist Ihr Ma√üstab. Sie m√ľssen nicht die Sprache Ihrer Leser sprechen oder schreiben. Sie m√ľssen so schreiben, dass Ihre Leser Sie verstehen. Das ist ein gro√üer Unterschied.
  2. Vermeiden Sie wenig bekannte W√∂rter oder erkl√§ren Sie diese. Manchmal k√∂nnen Sie es nicht vermeiden, ein unbekanntes Wort zu verwenden. Erkl√§ren Sie es in diesem Fall, wenn Sie es das erste Mal verwenden. Auf einer Website oder in einer Brosch√ľre k√∂nnen Sie ein Glossar mit solchen Worten und den passenden Erkl√§rungen anbieten.
  3. Strukturieren Sie den Text logisch und nachvollziehbar. Sie m√ľssen dabei bedenken, dass sich die Logik immer aus der Sicht des Lesers ergibt.
  4. Strukturieren Sie den Text visuell. Verwenden Sie Zwischen√ľberschriften als kleine Zusammenfassungen. Verwenden Sie Auflistungen oder Tabellen, um den Text visuell aufzulockern und die Infos zug√§nglicher zu machen.
  5. Ziehen Sie Verben vor. Vermeiden Sie Substantivierungen und Adjektive Wenn ein Satz viele substantivierte Verben und Adjektive enthält, ist das ein schlechtes Zeichen.
  6. Verwenden Sie h√∂chstens zwei Satzzeichen pro Satz. Wenn Sie mehr als zwei Zeichen verwenden m√ľssen, ist der Satz zu kompliziert. Teilen Sie l√§ngere S√§tze auf mehrere S√§tze auf.
  7. Machen Sie nur eine Aussage pro Satz und einen Gedankengang pro Absatz.
  8. Schreiben Sie aktiv. Sprechen Sie den Leser konkret an und teilen Sie ihm mit, was von ihm erwartet wird. Wenn Sie den Leser konkret anspechen, vermeiden Sie damit komplexe Umschreibungen.
  9. Halten Sie die Sätze einfach. Vermeiden Sie Zwischensätze, Nebensätze, Konjunktive und Verneinungen.
  10. Bleiben Sie konsistent. Verwenden Sie den gleichen Begriff f√ľr die gleiche Sache und vermeiden Sie Synonyme und Metaphern. Versuchen Sie, auch in anderen Texten eine √§hnliche Struktur und die gleichen Begriffe zu verwenden. Es f√§llt dem Leser dadurch leichter, andere Texte von Ihnen zu verstehen.
  11. Setzen Sie kein Wissen voraus, dass der Leser wahrscheinlich nicht hat.
  12. Schreiben Sie nicht zehn, wenn Sie zwölf meinen.